Ya sea porque te estés planteando ser administrador de fincas o porque necesitas estar al tanto de lo que hace el administrador de fincas de tu comunidad, en este post vamos a enseñarte cuáles son las funciones del administrador de fincas y las obligaciones de un administrador de fincas de comunidad de propietarios.
Aunque más adelante profundizaremos en otras cuestiones, lo primero que debes saber de las funciones de un administrador de fincas es que:
- Debe velar por el buen régimen de la vivienda, de sus instalaciones y de sus servicios. Además, debe hacer advertencias a los titulares de las viviendas en caso de que sea necesario.
- Este profesional, también debe preparar con bastante antelación y presentar en la junta de la comunidad, el plan de gastos y recursos próximos para poder hacer que todo transcurra con normalidad.
- Entre las funciones del administrador de fincas, está la de atender al buen estado de conservación de la vivienda y avisar al propietario por si se da el caso de que se necesiten reparaciones.
- El profesional que administra la finca tiene que efectuar pagos y cobros que tengan que ver con las obras oportunas.
- Custodiar la documentación de la comunidad de vecinos.
Funciones básicas de un administrador de fincas
Además de velar por el correcto funcionamiento y la buena conservación de las viviendas, también debe hacer otro tipo de servicios el administrador de fincas:
-Todo lo relativo a la facturación y el cobro de los recibos de las cuotas ordinarias y extraordinarias de la Comunidad de Propietarios, mediante domiciliación bancaria.
-Entre los servicios que ofrece el administrador de fincas está el custodiar los fondos que se encuentren en su poder, pero dejarlos a disposición de la comunidad de propietarios, en aquellas personas que la Junta de Gobierno autorice (dejando claro quién tiene y quién no, tiene firma bancaria).
-Entre los servicios que ofrece el administrador de fincas está el de controlar la contabilidad de la Comunidad de propietarios.
–Elabora los contratos civiles o mercantiles necesarios para que todo esté correcto en la comunidad. Esto se refiere a contratos de obras, contratos de alquiler, etc.
Funciones avanzadas de un administrador de fincas
Otras funciones del administrador de fincas en una comunidad de propietarios:
-Él o ella también se encarga de enviar las convocatorias para las juntas ordinarias y extraordinarias. Es importante que se aclare cuándo y mediante qué forma se enviará la información adjunta a estas convocatorias a los vecinos.
-Por otro lado, entre las funciones de un administrador de fincas en una comunidad de propietarios, está la asistencia a las juntas celebradas durante el año en el que esté estipulado en el contrato, debe levantar el acta de las sesiones que además deben estar firmadas y enviar un ejemplar a cada uno de los propietarios.
– Otra de las funciones del administrador de fincas de una comunidad de propietarios es redactar y enviar las cartas, escritos, solicitudes y notificaciones que sean necesarias tanto a los propietarios como a los organismos oficiales, proveedores, etc.
-También debe firmar los certificados que tengan que ver con las deudas y que puedan servir para interponer un procedimiento judicial, a expensas de reclamar la deuda.
-Se encarga de custodiar los ficheros de datos de los propietarios de la comunidad y también se encarga de hacer las modificaciones necesarias.
-Custodia el libro de actas y se asegura de que se conserve por cinco años. –Custodia los datos personales que tenga guardados, en base a la Ley de Protección de Datos.
-Otra de las funciones del administrador de fincas en una comunidad de propietarios, es que se encarga de contratar o sustituir los servicios y suministros aprobados por la comunidad de propietarios.
-Tiene que estar atento a las llamadas o los avisos de posibles siniestros y tiene que estar preparado para proponer soluciones. Y por supuesto, hacer un seguimiento de los siniestros de manera complementaria a lo que haría la compañía de seguros. Y tiene potestad para denunciar a la policía por delito de robos, vandalismo, etc. siempre que dañe algo de la comunidad.
-El presidente también debe mantener la paz entre la comunidad y dejar claro quién y cuáles son las funciones del presidente.
Para eso, será necesario que se detalle en una hoja y que se le dé a los presidentes, para que si hay alguna modificación se quede plasmada en la hoja. ¿Cuáles son esas funciones?
- Convocar y presidir las juntas generales, ordinarias y extraordinarias. Si falta a una reunión el presidente, deberá asistir el administrador de fincas o el vicepresidente. Pero el administrador NO puede convocar, sólo lo hace el presidente.
- Valida las actas de las juntas celebradas.
- Avisa al administrador de fincas de las posibles averías del edificio.
- Especifica a los obreros o técnicos las reparaciones que haya que realizar en el edificio.
- Avisa de las necesidades de suministros o de un mal funcionamiento de los obreros que acuden a la comunidad de propietarios.
Obligaciones de un administrador de fincas
Ya sabes qué funciones realiza el administrador de fincas. Ahora estate atento a las obligaciones de un administrador de fincas, porque para desempeñar sus tareas debe reunir varios requisitos:
- Debe estar en posesión de un título que le habilite para ese puesto. Puede ser un grado o licenciatura en derecho.
- El administrador de fincas, al final se encarga de realizar las funciones de gobierno y conservación de los bienes de la comunidad de propietarios.
- Debe cumplir con sus tareas y obtener un rendimiento óptimo.
- Debe asesorar a todos los propietarios en cualquier asunto relacionado con los bienes inmuebles.
- Debe estar colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas.
- También se debe preocupar porque el servicio de limpieza esté en orden en función del presupuesto aprobado por la comunidad. Y se preocupará de las solucionar las reparaciones pequeñas que se necesiten.
¿Por qué contratar un administrador de fincas?
Un administrador de fincas defenderá tus intereses, además se preocupará por conservar el buen estado del edificio y hará que se incremente el valor de tu propiedad. Piensa que es un profesional que actúa también como un asesor para todo lo que necesites sobre tu vivienda y el edificio. Para elegir a un buen administrador de fincas, deberás ver su experiencia y tener conocimientos legales, jurídicas y contables. Y cuando lo tengas, sería bueno que le explicaras todo lo que necesita saber para desempeñar correctamente su puesto.
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